آیا کسب و کار های کوچک به چارت سازمانی نیاز دارند؟

به این نوشته رای دهید

چارت سازمانی

آیا کسب و کار های کوچک به چارت سازمانی نیاز دارند؟

اغلب صاحبان کسب و کار های کوچک فکر می کنند چارت سازمانی برای شرکت های بزرگ و اداره جات و … است. برخی از مدیران جوان و امروزی هم فکر میکنند چارت سازمانی یک عنصر منسوخ شده در سازمان هاست و مربوط به دوره انقلاب صنعتی است. اما باید بگویم بر خلاف این دو دیدگاه چارت سازمانی یکی از عناصر بسیار کارآمد در سازمان های ، بویژه در سازمان ها و کسب و کار های کوچک است. ضرورت استفاده از چارت سازمانی و پایبندی به آن در کسب و کار های کوچک بسیار ملموس است که در ادامه علتش را توضیح خواهم داد. چارت سازمانی از سالها پیش تاکنون مورد استفاده کسب و کار های بزرگ بوده است، برخی از افراد بروکراسی و نظام کاغذ بازی را با مقوله چارت سازمانی ترکیب می کنند که باید بدانید این دو کاملا جدا از هم هستند ، چارت سازمانی در عصر اطلاعات از بین نرفته بلکه بهینه تر شده است و دچار تغییزاتی شده است.

در قرن بیستم چارت های سازمانی معمولا از نظر عمودی عمق بیشتری داشته اند ، اما در عصر اطلاعات چارت سازمانی عمق زیادی ندارد و علت آن هم حذف شدن بسیاری از کارکنان میانی و جایگزینی آنها با سیستم ها اتوماسیون و رایانه ای است.

بازاریابی

مشخص شدن نحوه ی ارتباطات درون سازمانی : 

واضح ترین نقش یک چارت سازمانی ، مشخص کردن نحوه ی ارتباطات در داخل کسب و کار شماست. زمانی که شما چارت سازمانی ندارید ، مخصوصا زمانی که تعداد مدیران بیشتر از یک نفر باشد یا چندین سطح مدیر در کسب و کار شما وجود داشته باشد ، کارکنان رده پایین تر درست نمی دانند باید دستورات چه کسی را انجام دهند و به چه کسی گزارش دهند. زمانی که شما چارت سازمانی ندارید حتی اگر نمایندگانی استخدام کنید تا کار های شما را انجام دهند باز هم با کارگران ، مشتریان و سایر افرادی مواجه می شوید وقت شما را می گیرند و توقع دارند شما کار آنها را راه بیندازید و معمولا شما هم در کار نماینده خود دخالت می کنید. این رفتار هم باعث صرف وقت و هزینه زیاد از شما می شود و هم باعث نارضایتی نمایندگان شما می شود. از طرف دیگر عدم وجود روابط سازمانی مشخص ممکن است باعث سوء استفاده برخی افراد شود.

این مطلب را از دست ندهید :   بهبود مستمر ، راز موفقیت ژاپنی ها

بازاریابی

مشخص شدن مسئولیت ها و اختیارات :

یکی دیگر از مزایای داشتن چارت سازمانی مشخص شدن سمت هایی است که در کسب و کارتان نیاز دارید. هر سمت که در چارت سازمانی قرار می گیرد وظایف و اختیارات کاملا مشخصی دارد. روند کار به این صورت است که شما تمام سمت های مورد نیاز در کسب و کار خود را مشخص می کنید و وظایف و اختیارات مربوط به هر سمت را به دقت مشخص می کنید. شاید در ابتدای کار شما به تنهایی کاری را شروع کرده باشید یا در شرایط خوب ۲ یا ۳ نفر نیرو در اختیار داشته باشید. در این حالت چه باید کرد ؟ طراحی چارت سازمانی هیچ ارتباطی به تعداد نفرات شما ندارد. در حقیقت شما چارت سازمانی را طراحی می کنید تا در آینده کسب و کارتان را به راحتی توسعه دهید. پس اگر حتی قرار است ۲ نفر همه ی امور را انجام دهند شما با توجه به کسب و کارتان یک چارت سازمانی کامل و واقع گرایانه طراحی کنید ، سپس سمت های چارت سازمانی را بین خودتان تقسیم کنید. این نکته را بدانید که در آینده با پیشرفت کار سمت های شما رفته رفته به افراد دیگر واگذار می شود و شما نفس راختی خواهید کشید.

شاید بگویید اگر قرار است ۲ نفره همه کار ها را انجام دهیم نیازی به چارت سازمانی نداریم . اینطور نیست شما اگر نتوانید کارها را به دقت تقسیم کنید در مدت کوتاهی دچار تناقضات و اختلافات زیادی در کارتان خواهید شد. پس بهتر است از ابتدا چارت سازمانی واقع گرایانه ای با چشم انداز تقریبا ۳ ساله برای خود در نظر بگیرید و از همان روز تقسیم سمت ها کاملا به تعهدات و اختیاراتتان پایبند باشید تا افراد جدیدی که به مجموعه شما اضافه می شوند هم به وظایفشان پایبند باشند.

این مطلب را از دست ندهید :   چرا کسب و کار های کوچک به وبسایت نیاز دارند؟

بازاریابی

تفکیک وظایف و عدم دخالت در کار دیگران 

مزیت دیگر داشتن چارت سازمانی کاهش تنش های ناشی از دخالت در وظایف دیگران است ، زمانی که شما وظایف و اختیارات هر فرد را مشخص کنید ، فرد حدود اختیارات خود را می داند و  می داند در قبال چه چیزهایی مسئول است و معمولا افراد در کار دیگران دخالت نخواهند کرد و فرد مسئول اجازه نمی دهد که دیگران در کاری که بر عهده ی اوست خللی ایجاد کنند. چارت سازمانی یکی از ابزارهای مهم رهبری و مدیریت نیرو ها در کسب و کار شماست ، با استفاده از چارت سازمانی به علت مجزا بودن کار افراد از یکدیگر و مشخص بودن مسئولیت ها اتحاد بیشتری بین افراد شکل می گیرد و افراد به جای دور زدن یکدیگر و تقصیر را به گردن دیگران انداختن کارشان را به بهترین نحو انجام می دهند و شما باید برای افرادی که بهترین کار را انجام می دهند بهترین پاداش را در نظر بگیرید.

بازاریابی

توسعه ی آسان و مدون کسب و کار 

داستان اغلب کسب و کار ها به این شکل است ، فکر کنید شما ۵۰ کارگر ساختمانی را به سر زمینی ببرید و از آنها بخواهید برای شما یک برج بسازند، آنها مرتب به شما مراجعه می کنند و هر کس برای خود کاری انجام می دهد. در قدم بعد شما متوجه می شوید کارگران به تنهایی نمی توانند کارهای عمرانی را اجرا کنند و ۱۰ بنا را هم به محل فرا می خوانید و حالا از بنا ها می خواهید مدیریت کارگران را در اختیار بگیرند و برج بسازند ، آنها شروع به کار می کنند اما بعد از مدتی متوجه می شوید کاری که انجام می دهند نا هماهنگ است و امکان ساخت برج باز هم وجود ندارد. در نهایت با طی چندین مرحله شما به آنچا می رسید که تعدادی مهندس عمران و معماری استخدام می کنید ، چند مدیر پروژه به کار می گیرید ، چند ناظر به پروژه اضافه می کنید تا بتوانید ساخت برج را انجام دهید. به همین علت که کارها در اغلب کسب و کار ها برعکس صورت می گیرد بسیاری از کسب و کار ها در مراحل رشد ، سقوط می کنند و از بین می روند.

این مطلب را از دست ندهید :   اهمیت تعیین ماموریت و چشم انداز در کسب و کار های کوچک

چارت سازمانی به شما کمک می کند تا در هر لحظه بدانید سازمان شما به چه افرادی نیاز دارد و چه کمبود هایی در سازمانتان وجود دارد. اگر چشم انداز میان مدت مناسبی را انتخاب کرده باشید و چارت سازمانی واقع گرایانه ای رسم کرده باشید، در هر مرحله از رشد کسب و کارتان به تناسب میزان رشد اقدام به استخدام نیرو های جدید و واگذاری اختیارات به آنها خواهید نمود و سازمان شما به تناسب رشد خواهد نمود و شما به خاطر عدم تعادل در سازمانتان متضرر نمی شوید.

 

نحوه ی طراحی چارت سازمانی را می توانید با مطالعه آموزش های مربوط بیاموزید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *